Viisi vinkkiä onnistuneeseen tiimipäivään
Tiimipäivä, työhyvinvointipäivä, virkistyspäivä, tyky-päivä… Tiedät perusidean. Kootaan yhdessä työskenteleviä ihmisiä yhteen päiväksi tai pariksi tekemään vaihteeksi jotain muuta kuin työtä. Tarkoituksena on tyypillisesti parantaa työhyvinvointia ja usein myös tiimiytyä. Jaloja tavoitteita, joihin panostaminen ei saa tarkoittaa vain yhtä tai kahta niihin keskittynyttä päivää vuodessa, vaan osaa normaalia arkea. Tiimipäivät tarjoavat kuitenkin erityisen hyviä mahdollisuuksia tiimihengen kehittämiseen.

Tiimipäivien merkitys korostuu tiimeissä, joiden jäsenet työskentelevät eri paikkakunnilla ja työnteko tapahtuu pääosin verkon yli. Vaikka satunnaiset projektit toisivatkin ihmisiä yhteen, on nykypäivän asiantuntijatiimin saaminen kokonaisuudessaan samaan paikkaan samaan aikaan valitettavan harvinaista. Kokoontumisen suunnitteluun kannattaa käyttää aidosti aikaa ja ajatuksia, jottei kokonaisuus jäisi kädenlämpöiseksi ihankivaksi tai pahimmillaan lukuisten alkoholiannosten vauhdittamaksi riitelyksi, jota puretaan seuraavan vuoden tiimipäivään asti.
Parhaimmillaan tiimien tapaamiset ovat livenä, mutta korona-aikana on toteutettu yhteishenkeä kohottavia tiimipäiviä onnistuneesti myös verkon yli. Näitä vinkkejä voit soveltaa tapahtumien suunnitteluun toteutustavasta riippumatta.
- Varaa aikaa
- Agendaa kannattaa kypsytellä rauhassa ja pohtia eri vaihtoehtoja eri henkilöiden kanssa. Aloita siis suunnittelu mahdollisimman hyvissä ajoin.
- Osallista
- Vastuu tiimipäivän toteuttamisesta on usein järjestävän organisaation esimiehellä. Se ei kuitenkaan tarkoita sitä, että esimiehen tulisi yksin päättää kaikesta alusta loppuun. Tiimiläisten ja kollegoiden viisautta kannattaa hyödyntää suunnittelussa. Yhteisen päivän tavoitetta ja keinoja siihen pääsemiseen kannattaa pohtia yhdessä, sekä jakaa kokemuksia aikaisemmista vastaavista tilaisuuksista.
- Asettakaa päivälle tavoite
- Mikä on parasta, mitä voitte yhteisellä ajallanne saavuttaa? Mitä sinä ja tiimisi tavoittelette kokoontumisella? Tiimipäivä ei ole rasti ruutuun-tyyppinen suorite, vaan tilaisuus jolla tulee olla aito tarkoitus, jota agenda palvelee.
- Tavoitetta kannattaa pohtia eri tasoilta. Minkälaista muutosta tai vahvistusta halutaan
- Tunnetilaan
- Ajatuksiin
- Käytännön tekemiseen
- Mistä täytyy tehdä päätöksiä
- Kutsu ajoissa ja painota priorisointia
- Ajoissa tarkoittaa eri organisaatioissa eri asioita. Minkälaisella varoitusajalla tiimisi kalenterit tyypillisesti täyttyvät? Lähettämällä kutsut ajoissa, edesautat kaikkien pääsemistä paikalle ja voitte tarvittaessa vielä viilata aikataulua. Kutsun voi lähettää myös ennen kuin agenda tai edes paikka ovat täsmentyneet, kunhan saat kalentereihin place holderin raivattua.
- Kutsun yhteydessä ja tiimin kanssa keskustellessa kannattaa painottaa tilaisuuden tärkeyttä ja sen priorisointia. Kannattaa myös miettiä ja viestiä säännöt siihen, mikä on hyväksytty syy olla pois. Voivatko esim. akuutit asiakascaset ajaa edelle, vai odotetaanko kaikilta tilaisuuden priorisointia?
- Viesti agenda ja mahdollinen ennakkotehtävä
- Täydennä kutsua, kun agenda tarkentuu. Kaikesta ohjelmasta ei toki ole pakko viestiä etukäteen, mikäli se ei vaadi valmisteluja osallistujilta ja yllätyksellisyys voisi tuoda hyvää tullessaan.
- Fiksusti rakennettu ennakkotehtävä auttaa orientoitumaan päivään jo etukäteen ja voi säästää aikaa yhdessä tekemiselle. Mikäli haette tiimipäivän asiosuudessa esim. tiettyyn ongelmaan ratkaisua, siitä voi muotoilla etukäteen pohdintatehtävän vaikkapa yksin tai kollegan kanssa tehtäväksi.
Päivän päätteeksi kannattaa keskustella miten tilaisuus koettiin, jotta tiedät mitä kannattaa jatkaa ja mitä taas kannattaa tehdä eri tavalla jatkossa. Tsemppiä energisten kohtaamisten suunnitteluun!