Hyvän etäjohtamisen elementit
Työskentelen päivittäin johtajien kanssa ja ajankuvaan sopivasti mietimme mm. etäjohtamisen haasteiden taklaamista ja parhaiden käytäntöjen monistamista. Etäjohtaminen ei ole pohdinnan aiheena minulle uusi, sillä olemme organisaatiossamme tehneet enenevissä määrin etätöitä viime vuosina. Etäjohtaminen ei ole muusta johtamisesta irrallinen ihmeellisyys, sillä erinäiset “etäjohtamisen parhaat käytänteet” -työstöt tuppaavat päätymään lopputulemaan, jossa etä-etuliite putoaa pois. En ole vielä tavannut sellaista hyvää johtajaa, joka olisi menettänyt otteensa etäilyn myötä, sillä arvostava ja luottamukseen perustava johtamisote toimii fyysisillä kohtaamisilla tai ilman. Esimerkiksi valmentavan johtamisen elementit ovat täysin toteutettavissa myös etänä.
Hyvän johtamisen oleelliset elementit ovat siis tärkeitä myös etäjohtamisessa. Arvostava, kannustava, kehittämistä tukeva ja viestintäänsä panostava johtaja on asiansa päällä livenä tai verkon yli. Laadukkaan etäjohtamisen ytimessä onkin soveltaa näitä tuttuja johtamisen elementtejä erilaisessa ympäristössä. Erityisesti viestintä, läsnäolo ja yhteisöllisyys vaativat johtajalta etänä tavallista enemmän huomiota.
Vuorovaikutus ja viestintä
Johtamista ei ole ilman vuorovaikutusta ja etätyöskentelyssä sitä täytyy tarkastella uudessa, teknologian värittämässä valossa. Viestinnän ja tiedonkulun kannalta organisaatioissa kannattaa sopia viestintäkanavat viralliselle ja epäviralliselle viestinnälle. Virallisiin, yrityksen sisäisiin keskusteluihin esimerkiksi Whatsapp ei ole tietoturvallisin vaihtoehto, mutta epävirallisempaan viestintään sillä voi olla paikkansa. Erinäisiä viestintäsovelluksia on nykyään ruuhkaksi asti ja kannattaa säilyttää maltti uusien käyttöönotossa, ellei vanhoja olla valmiita hautaamaan. Eli aivan jokaista Yammeria, Slackia, Teamsia, Skypeä, Telegramia ym. ei kannata ottaa käyttöön, vaan valita omaan organisaatioon sopivimmat työkalut. Sovelluksien ylitarjonnan keskellä ei myöskään tule unohtaa puhelimen perinteisempää käyttötarkoitusta, soittamista.
Läsnäolo ja tavoitettavuus
Yksi tärkeimpiä etäjohtajan itsereflektion aiheita on pohtia, miten olla läsnä fyysisestä etäisyydestä huolimatta. Viimeisen seitsemän vuoden aikana olen työskennellyt aina eri paikkakunnalla kuin esimieheni ja vastaavasti johtamieni tiimien kohdalla valtaosa tiimiläisistä on työskennellyt eri paikkakunnalla kuin minä. Fyysinen etäisyys ei ole aiheuttanut oman kokemukseni mukaan haasteita esimies-alais-suhteisiin, joita satunnaiset livetapaamiset ovat tosin edistäneet. Samassa tilassa toimimisen sijaan tärkeitä luottamuksen rakentamisen elementtejä ovat olleet säännölliset kalenteroidut one-to-one-keskustelut videoyhteyksillä, sekä satunnaiset yhteydenotot eri viestintävälineille. Vaikka kommunikoinnin tarve on yksilöllistä, yhteisiä keskusteluhetkiä ei kannata jättää ainoastaan akuuttien työasioiden hoidon varaan, vaan aidosti rakentaa mahdollisuuksia tutustumiseen ja yhteistyön syventämiseen. Satunnaisten käytäväkohtaamisten puute korostaa “mitä kuuluu”-puheluiden merkitystä.
Tavoitettavuuden tunteen syntymisen kannalta on oleellista sopia milloin työasioista voi olla yhteydessä. Kannattaa kertoa, mikäli sinuun voi olla yhteydessä vaikka Teamsin tila näyttäisi punaista tai jos työasioista voidaan soitella myös “virka-ajan” ulkopuolella. Kalenterin väljyys mahdollistaa tavoitettavuuden puolin ja toisin.
Läsnäolo tässä hetkessä tapahtuvaan kohtaamiseen vaatii jatkuvasti enemmän keskittymistä viesti-ja muun häiriötulvan keskellä. Useimmat meistä tietävät oikein hyvin mitä läsnäolo on, mutta valitettavan usein aktiivinen kuuntelu jää ympäröivän pyörremyrskyn alle. Halu kuulla, oppia kuulemastaan ja tukea tarvittaessa keskustelukumppania auttavat keskittymään kohtaamiseen, mikä välittyy keskustelun toiselle osapuolelle vaikkei visuaalista yhteyttä olisikaan.
Yhteisöllisyys
Yks perustarpeistamme on yhteisöllisyys, joka on monissa työpaikoissa kokenut korona-aikana kolauksen. Yhteisöllisyyden rakentaminen on koko tiimin vastuulla, mutta tiimin vetäjällä on erityinen rooli tämän mahdollistajana. Osa tiimeistä on siirtänyt onnistuneesti perinteisten tiimipäivien aktiviteetit videon yli toimiviksi. Lisäksi erinäiset tiimikahvit tai vaikkapa yhteiset etälounaat ovat tulleet kahvihuonekohtaamisten tilalle. Täydellisesti livekohtaamisia ei voida korvata etätyökaluilla, mutta erittäin hyvään tulokseen voi silti päästä aktiivisilla ja rohkeilla kokeiluilla.
Lopuksi
Vuorovaikutus, läsnäolo ja yhteisöllisyys vaativat etänä erityistä huomiota, mutta laadukasta johtamispalvelua tarjoavan esimiehen ei onneksi tarvitse miettiä uusiksi koko johtamisideologiaansa etäympäristössä. Riittää, että johtamisen tuttuja hyviä elementtejä sovelletaan uudella tavalla.