One to one -keskustelut kehittämisen keinona

Kerran tai peräti kahdesti vuodessa pidettävät kehityskeskustelut olivat 90-luvulla kova juttu, mutta eivät enää. Tai ainakaan niiden ei pitäisi olla, sillä on olemassa huomattavasti fiksumpia tapoja ihmisten lyhyen ja pitkän aikavälin kehittymisen tukemiseen. Perinteiset kehityskeskustelut ovat sykliltään niin harvoin, että maailma ympärillä ehtii muuttua moneen kertaan, ennen kuin arviointia tarkastellaan uudestaan. Ja kun oikein nostalgisiksi heittäydytään ja kaivetaan naftaliinista kehityskeskustelua varten kahden A4:n mittainen spesifi pisteytyskaavake, nousee päänsärky niin esimiehelle kuin arvioinnin kohteelle. Mikäli siis kehityskeskustelun tavoitteena on muu kuin saada HR:n papereihin rasti ruutuun suorituksen merkiksi, niin pysähdy viimeistään nyt pohtimaan asiaa eri tavalla. 

Käsittelen tässä kirjoituksessa one to one -keskustelua esimies-alais-kulmasta, mutta käytäntö on täysin sovellettavissa myös muihin rooleihin, joissa osapuolet tekevät yhteistyötä.

Mitä tarkoittaa one to one -keskustelu?

One to one -keskustelut ovat huomattavasti modernimpi, joskaan eivät mikään upouusi, tapa kehityskeskusteluiden tilalle. Käytän tässä one to one-nimitystä näistä kahdenkeskisistä tavoitteellisista työhön liittyvistä keskusteluista, mutta nimiä on toki muitakin (englanniksi oikeampi ilmaisu lienee one on one, mutta jostain syystä Suomessa törmää useammin to-prepositioon). Yksiselitteistä määritelmää one to one -keskusteluille ei ole olemassa, mutta keskeisimmät erot perinteisiin kehityskeskusteluihin verrattuna liittyvät keskusteluiden tiheämpään sykliin ja monipuolisempaan sisältöön. One to oneissa pointti ei ole tehdä kaavamaista suoritetta, josta kirjataan pisteet ylös, vaan keskustella siinä ajan hetkessä tärkeistä asioista.  

Mikäli työyhteisössä ei ole olemassa minkäänlaista one to one -käytäntöä tai edes siihen lievästi viittaavaa kulttuuria, voi esimiehen ja alaisten suhde muodostua hyvin muodolliseksi ja byrokraattiseksi. Olen törmännyt tilanteisiin, joissa esimies pitää yhteyttä tiimiläisiinsä ainoastaan tiimipalavereissa ja niissä pahamaineisissa kehityskesteluissa. Tällöin yksilö ei saa välttämättä lainkaan palautetta työstään, eikä esimies tiedä esimerkiksi hänen jaksamisestaan todellisuudessa mitään. Edelleen on aivan liikaa tilanteita, joissa esimiehen puhelu saa sykkeen nousemaan “mitä mä nyt olen tehnyt”-fiiliksen myötä, kun ainoat kahdenkeskiset spontaanit keskustelut liittyvät esimiehen kokeman epäkohdan korjaamiseen tai kenties työmäärän lisäämiseen. 

One to one -keskustelujen tarkoitus on tukea yksilöitä kehittymään ja pääsemään tavoitteisiinsa. Onnistuessaan keskustelut edistävät kehittävää ja avointa palautteenantoa, sekä vahvistavat osapuolten välistä suhdetta ja työssäjaksamista. Pintaa syvemmälle päästäkseen one to onet edellyttävät luottamusta, mutta onneksi ne myös rakentavat sitä. Keskusteluihin on olemassa erinäisiä kaavoja ja apukysymyksiä, mutta kannustan jokaista kokeilemaan ja etsimään eri henkilöiden kanssa toimivat käytänteet, jottei one to oneista tulee mekaanista suorittamista. Muutamia käytännön asioita one to oneissa on kuitenkin hyvä huomioida.

Laadukkaan one to one -keskustelun piirteitä

Toimiva startti keskustelulle on kysyä mitä toiselle kuuluu ja aidosti kuunnella vastaus    

• Huomaathan kysymyksenasettelun eron. Esimerkiksi “miten menee?” ja “mitä sinulle kuuluu?” -kysymykset antavat todennäköisesti hyvin erilaiset vastaukset.

Tiimiläisen olisi hyvä olla esimiestään enemmän äänessä. Esimiehellä on usein asioita, joista hän haluaa kertoa tai vaihtaa ajatuksia, mutta on tärkeää muistaa, että tiimiläiselle saattaa olla tärkeää puhua jostain aivan muusta.

• Etenkin tilanteessa, jossa one to one -käytäntö on uusi, tämä voi olla haastavaa, mutta tässäkin hyvät kysymykset ovat avuksi. Kokeile vaikkapa seuraavia: “mistä ajankohtaisista asioista haluaisit tänään keskustella?” tai “miten voisin auttaa sinua suoriutumaan työssäsi mahdollisimman hyvin?”. 

Keskusteluita on tärkeä pitää riittävän tiiviisti. Työtehtävistä ja rooleista riippuen hyvä sykli keskusteluille on tyypillisesti viikosta neljään. Yksilöiden kanssa kannattaa sopia juuri heille sopiva sykli.

Viisi koota ovat hyvä ohjenuora moneen kohtaamiseen ja kannustankin näiden tarkkailemiseen myös one to oneissa. Mitä seuraavat voivat tarkoittaa omassa vuorovaikutuksessasi?

• Kysy
• Kuuntele 
• Kiinnostu
• Kunnioita
• Kannusta

Esimies on olemassa tiimiään varten ja esimiehen ja tiimiläisen käymät one to onet ovat ennen kaikkea tiimiläistä varten. Pohdi siis minkälaiset one to one -käytännöt sopisivat parhaiten sinun tiimiisi ja tiimiläisillesi. Ja muista, ettei pohdintaa kannata tehdä yksin, vaan sparraa käytännöistä tiimiläistesi kanssa. 

Onko organisaatiossanne kiinnostusta kehityskeskusteluihin liittyvän kulttuurin uudistamiseen ja one to one -keskustelujen vahvistamiseen? Ole yhteydessä, niin autan mielelläni teille parhaiden ratkaisujen kehittämisessä! hermanni@harjulead.fi